قابلیتهای هر سیستم مکانیزه ارتباط تنگاتنگ با محیط و امکانات ساخت فن آوری آن دارد . نگرش وسیع تر که بر اساس محمل های مادی و فنی روز امکان پذیر و درعین حال ضروری است ، ایجاب می نماید که هر سیستم مکانیزه علاوه بر بهبود بخشیدن به روش های انجام امور جاری ، امکان نظارت موثر بر روند عملیات و تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریت را در این راستا عهده دار باشد . اطلاعات و کنترل هایی که از حسابداری مالی نشأت می گیرند به یک شرکت قدرت هدایت و مدیریت مطلوب را میدهد . سیستم مکانیزه موجود با نگرش اخیر و با فرض محوری بودن سیستم مالی در راستای ایجاد یکپارچگی و تجمیع در مجموعه عملیات یک سازمان تهیه و تدوین گردیده است و انتظار میرود که به عنوان هسته مرکزی سیستم های اطلاعات مدیریت ( M I S ) قادر به ایفای نقش مناسب باشد . از آن جایی که نرم افزار های حسابداری فقط برای یک صنف بخصوص طراحی نمی شوند بنابراین بایستی توانایی ارائه نتایج بخش قابل توجهی از فعالیت های اقتصادی را داشته باشد . مجموعه نیازهای اطلاعاتی مدیران و الزامات گزارشگیری بیرونی و اعمال کنترل های داخلی نیاز به ساختار حساب مناسب در نرم افزار حسابداری را طلب می نماید . ساختار حساب سیستم حسابداری مالی مجموعه نرم افزار های پایا از توانایی بالایی برخوردار می باشد که مختصری از آن در ادامه ارائه داده میشود.
قابلیت ها و امکانات
طراحی کدینگ به طوری که پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی مدیریت باشد و از این جهت در فاز توسعه سیستم ها و اجرای زیر سیستم ها ، با چالش مواجه نشود از اهمیت ویژه ای برخوردار است . طراحی چاپ در نه سطح تمام نیازها را پاسخ گفته و گزارشات لازم را صادر می نماید . ساختار درختی گروه حسابها ، کل و معین بدون محدودیت نوع کدینگ و بدون نیاز به تکرار کدهای سطوح بالایی در سطوح بعدی میباشد . همچنین ارسال سرفصل ها و ساختار درختی کدینگ حساب هارابه اکسل همراه با تنظیم فرمهای چاپی مطابق با نظر کاربرارائه می نماید که ازجمله ابزارها و قابلیتهای سرفصل حساب ها می باشد .
گزارشات ترازنامه و سودوزیان که جز لاینفک صورتهای مالی و یادداشت های همراه می باشد . دقیقاً بر اساس گروه بندی حساب های فوق انعکاس داشته لذا می توان به ازاء هر سرفصل کل ، یک گروه حساب با توجه به نوع آن تعریف کرد .
- امکان پیاده سازی تا 9 سطح کدینگ.
- بهره گیری از تفصیلی واحد به صورت مستقل از کل و معین که منحصربه فرد (unique) جهت مدیریت یکپارچه اطلاعات مالی و همچنین اعمال وابستگی به سرفصل یا سرفصل های خاص نظارت وکنترل دقیق را برای مدیران مالی به منظور صحت ثبت سرفصل حساب هافراهم آورده هرکد تفصیلی ابتدا به ساکن به کل ومعین وابسته نیست ولی میتوان در قسمت تفصیلی وابسته یک کد تفصیلی خاص را به یک یا چند حساب کل ومعین مختلف وابسته نمود تا از ثبت اسناد با کد تفصیلی مربوطه به غیر از کل ومعین های وابسته آن جلوگیری کرد .
- مشخصات اصلی و تکمیلی برای تفصیلی در اطلاعات تکمیلی حساب های تفصیلی در گزارشات وسوابق مورد استفاده قرار می گیرد .
- طبقه بندی تفصیلی میتواند کدهای تفصیلی پراکنده ای را نیز طبقه بندی نمایندو سپس میتوان در گزارش گروه های حساب تفصیلی مشروح گردش وخلاصه گردش آن گروه رامرور کرد .
- امکان تعریف سطوح تفصیلی و اعمال وابستگی تا 5 سطح با رعایت بهره گیری از تفصیلی واحد .
- ایجاد یک سر فصل حساب ترکیبی به فضای ترکیب چند حساب و ایجاد حساب جدید نبوده بلکه روشی جهت یکپارچه نمودن گردش عملیات چند سرفصل حساب و اخذ گزارشات تجمیعی و ترکیبی میباشد و انعکاس آن در ترازهای ترکیبی و در خلاصه گردش حساب های ترکیبی ارائه می گردد.
- تعریف انواع ارز ، شهرها ، انواع اطلاعات ، انواع واحد ، انواع پیوست ، انواع شرح سند و همچنین طبقه‌بندی اسناد به وسیله تعریف نوع سند ،همچون : سند حقوق، انبار، اصلاحی، افتتاحیه و . . .جستجو و گزارش اسناد بر‌اساس طبقه‌بندی صورت گرفته برای نوع سند .
- قابلیت درج مبالغ بصورت اعشاری( بمنظور ثبت مبالغ با سایر واحدهای پولی)
- چنانچه از نگارش ارزی بهرمند باشید انواع ارز برای ثبت رویدادهای ارزی که نیاز به کد ارز ، نام ارز و نرخ ارز در ثبت رویدادهای مالی داشته باشند استفاده میشود. تنوع ارز در این ویرایشگر تعریف شده و نرخ واحد ارز برای هر یک از حساب های ارزی در این ویرایشگر قابل تعریف می باشد .
- اعمال کنترل برای کاربر یا کاربران در سطح یا سطوح مد نظر به لحاظ محدود کردن به نحوی که امکان ثبت ، ویرایش و گزارش را در نداشته باشد .
- امکان بودجه بندی و کنترل بودجه ای درسیستم مالی .
- ارسال و دریافت اطلاعات به نرم‌افزارهایی همچون EXCEL و . . . به منظور تجزیه تحلیل‌های مالی مورد نظر کاربر .
- دریافت اتوماتیک سند از تمامی زیر سیستمها .
- در محیط ویرایش اسناد کلیه رویداد های مالی و اسناد حسابداری ثبت و نگه داری میشود که در چهار حالت ویرایش، صدور ، تائید و ثبت قطعی این امکان را برای کاربر فراهم میکند که کنترل و بررسی اسناد را داشته باشد . دارایدو قسمت سند و پیوست های سند بوده همچنین بجز موارد ذکر شده در محیط ویرایش اسناد امکان فراخوانی سرفصل ها و طبقه بندی تفصیلی و ترکیبی ، کارت حساب ، اطلاعات تکمیلی و ابزارهای مفید و کارآمد که محیط و کارایی ویرایش اسناد را از سایر نرم افزارهای مالی متمایز و برجسته ساخته است میتوان از کلید میانبر حساب ها استفاده نمود و احتیاج به خارج شدن از محیط سند نمی باشد .
- صدور اعلامیه بدهکار و بستانکار همراه با قابلیت ارسال اعلامیه از ویرایش اسناد بصورت مکانیزه .
- انجام عملیات بستن حسابهای موقت ( سود و زیان ) و تعدیل ماهیت حسابها برای اصلاح مانده‌حساب‌ها .
- قابلیت بستن حسابهای دائمی مکانیزه همراه با پارامتر سرفصلها در صورت نیاز سیاستهای خاص مدیریتی.
- انواع گزارشات اسناد به تفکیل مشروح ، خلاصه ، ساده و سطح بندی شده همراه با پارامترهای متنوع در نحوه گزارش گیری اسناد .
- گزارش سرفصل حسابهای استفاده نشده در اسناد و گزارش اسناد از زیر سیستمها .
- گزارش عملکرد کاربران .
- گزارش کنترل وضعیت ثبت اسناد حسابداری .
- گزارش تراز آزمایشی در 14 نوع متفاوت و کاربردی .
- گزارش تراز های 8 و 10 ستونی بصورت خلاصه و مشروح .
- گزارشهای ساده و تحلیلی دفاتر و تراز در قالب گزارشهای جامع حسابداری.
- دفاتر روزنامه و کل ( ثبت مکانیزه ) .
- گزارش حسابهای ترکیبی و گزارش گروه های حساب تفصیلی .
- آنالیز حسابها در کلیه سطوح به صورت ساده و تحلیلی، بررسی گردش حسابها، اسناد حسابداری .
- تولید و طراحی گزارشات خاص توسط گزارش ساز پویا.
- گزارش تهاتر حسابها .
- گزارش عملکرد بودجه .
- تهیه انواع نمودارهای مقایسه‌ای و سالیانه .
- امکان اعمال کنترل بر ثبت اسناد به تاریخ معوق .
- امکان اعمال کنترل برای صدور سند بزرگتر از تاریخ روز .
- اعمال کنترل صدور سنددر روزهای تعطیل بر اساس تقویم .
- امکان تهیه نسخه پستیبانی از زیر سیستم مالی بصورت کلی یا همراه با پارامترهای تفکیکی و بازه ای .
- امکان بازیابی نسخه پشتیبانی بصورت جزیی .
