► نظـام اداری را می توان زنجیـره همبستـگی میان بخش ها و ارکان اساسی درونی سازمان ها و موسسات اقتصـادی از سویی و پل ارتباطی آنها با خارج از سازمان ،از دیگر سوی دانست.بدین ترتیب فارغ از این که سازمان اقتصادی در چه زمینه ای فعــال باشد، وجود یک نظام اداری منسجم و کارآمد برای پیشـــبرد اهداف و کاهــش هزینــه های فعـــالیت ضروری و اجتناب ناپذیر است.
به همین دلیل است که امروزه، ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسسات اقتصادی به کلی متحول شده و دیگر فرایندهای کند و زمان بر اداری, پذیرفتنی نیست. بر این اساس،ضرورت دارد تا ابزاری فراهم گردد که با بهره جویی از آن وظایف نظام اداری سازمان ها به طور شایسته ای انجام شود. نرم افزار اتوماسیــون اداری پـایـا ابزاری است که برای این منظور تهیه شده و میتواند تحولات بنیادینی را برای نظام اداری سازمان ها و موسسات اقتصادی به ارمغان آورد.
►اتوماسیــون اداری پـایـا :
امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده از روش های کند و مشکل ساز اداری غیر مکانیزه قابل قبول نمی باشد، حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند. به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است. اتوماسیون اداری بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد. در این فرآیند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی می گردد.
► چرا اتوماسیــون اداری پـایـا :
منعطف ترین
متنوع ترین فرم ها: ارائه فرمهای اختصاصی با امکانات متنوع جهت اصناف مختلف و شرکت تولیدی ، بازرگانی ، صنعتی و...
بهترین خدمات: ارتقا محصولات و ارائه امکانات جدید و روز شدن نرم افزار به طور متناوب و با توجه به پیشرفت صنعت آی تی در جهان.
مناسب ترین قیمت: در مقایسه با سایر محصولات مقرون به صرفه بوده و کاملا توجیه اقتصادی دارد .
کیفیت: تجربه چندین ساله و رفع عیوب احتمالی ضمن ارتقا دائمی.
پشتیبانی مستمر
دستاوردهای استفاده از اتوماسیون اداری :
سیستم مکانیزه راهکارمناسبی جهت نظم بخشیدن و اعمال سیاستهای سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان درزمان، دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود.
به کارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه برمشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود.
تعریف نامحدود دبیرخانه :
- تعریف نامحدود دفتر اندیکاتور در هر دبیرخانه
- امکان قالب بندی شماره های ثبت شده در دفاتر اندیکاتور
- سریال (بازه عددی دلخواه، گام سریال)
- تاریخ (سال، ماه، روز)
- کد دبیرخانه
- کد سمت (کد شخصی که نامه را ثبت کرده است)
- کد دفتر اندیکاتور
- قالب بندی شماره اندیکاتور با توجه به نوع نامه در دفاتر اندیکاتور (صادره، داخلی و و ارده)
|
►امکانـات (مکاتبـات اداری) |
►امکانـات (ارجـاع مکاتبـات , بایـگانی) |
| - امکان تعریف و ثبت انواع نامه های صادره، وارده و داخلی | - ارجاع به سمت، گروه های ارجاع و همچنین گردش کار |
| - امکان گردش و ارجاع مکاتبات | - امکان ارجاع به لیستی از سمت های سازمانی با دستورات متفاوت |
| - مدیریت ضمایم | - امکان تعریف دستور ارجاع |
| - استفاده از الگوهای از پیش تعریف شده | - امکان مدیریت انواع فوریت ارجاع، محرمانگی |
| - امکان ثبت نامه مشابه مانند سایر نامه های ثبت شده | - مشخص کردن مسئول پیگیری برای تمامی ارجاعات |
| - امکان ثبت نامه های مرتبط | - امکان ارجاع رونوشت مخفی با قابلیت عدم پیگیری در نامه |
| - چاپ نامه ها بر اساس قالب ها | -امکان مشخص کردن مهلت پاسخگویی به ازای هر ارجاع |
| - امکان ثبت عطف و پیرو | - امکان تعریف انواع بایگانی های (فیزیکی و منطقی) در هر دبیرخانه |
| - امکان مشخص کردن امضاء کنندگان نامه | - امکان تعریف بایگانی بصورت درختی |
| - امکان ثبت هامش | - مشخص کردن وضعیت (راکد، جاری و نیمه جاری) هر بایگانی |
| - انتخاب موضوع های نامه از پیش تعریف شده | - امکان تعریف بایگانی سازمانی برای هر سمت سازمانی |
| - امکان ثبت پیشنویس نامه | - امکان تعریف بایگانی شخصی به ازای هر کاربر توسط خود کاربران |
