سیستم جزیرهای چیست و چه کاربردی دارد؟
با پیشرفت کسب و کارها، اطلاعات و فعالیت هایی به سازمان ها اضافه گردید که سازمان ها را مجبور نمود به مرور برای سازماندهی آنها از تکنولوژی های نرم افزاری برای پردازش اطلاعات و نظم دهی امور استفاده کنند.
سیستم جزیره ای به چه معناست؟
سیستم های جزیره ای یا سیستم های پراکنده سیستم هایی هستند که به مرور زمان و بر حسب نیاز سازمان ایجاد شده اند و اغلب دارای یکسری ویژگی های خاص هستند.
ویژگی های سیستم های جزیره ای:
- نبود یک استاندارد کلی برای طراحی کلیه سیستم ها
- استقلال کامل هر بخش در انجام امور مربوطه
- هماهنگی راحت و بدون دردسر با تغییرات سازمان با ایجاد یک سیستم جدید
- پایین بودن سطح نیاز به سیستم
بخش های مختلف یک سیستم جزیره ای:
- تولید
- خدمات
- حسابداری و مالی
- لجستیک و تامین منابع اولیه
- منابع انسانی
- بازاریابی و فروش
- انبارداری
و ...
همانطور که در بالا مشاهده نمودید سیستم های جزیره ای سیستم های مستقل در قالب یک مجموعه هستند.
بیایید کار را با یک مثال پیش ببریم تا با مفهوم جزیره ای بیشتر آشنا شویم.
سازمانی را فرض کنید که دارای بخش حسابداری، فروش، انبارگردانی،منابع انسانی و امور اداری است.
تمامی این بخش ها به صورت مستقل، مجهز به یک سیستم نرم افزاری کامل و یا حتی پیشرفته هستند.
حال فرض کنید بخش فروش فاکتوری برای مشتری صادر میکند. برای صدور فاکتور اطلاعاتی مانند مشخصات مشتری، کالا و میزان سفارش، نوع پرداخت و زمان پرداخت وارد سیستم فروش میشود. فاکتور صادر شـده چــاپ و رونوشـت به بخش حسابداری و انـبارداری می شود.
حسابداری مبلغ کالاها و شرایط پرداخت را چک میکند. در صورت عدم مغایرت مواردی را از جمله مشخصات مشتری، میزان سفارش، نوع پرداخت، تاریخ پرداخت های مدت دار را وارد سیستم خود میکند و فاکتور اصلی (فاکتور بخش حسابداری) را چاپ میکند و برای تایید و ثبت به بخش مدیریت و انبارداری میفرستد.
از آن طرف انبارداری نیز موجودی مربوطه را براساس فاکتـور دریافتی از فروش و حسـابداری چـک خواهد کرد و سپـس با ارسال نامـه مهر و امضا شده موجودی را به حسـابداری و فـروش اعلام میـکند که موجـودی کالاها به چـه ترتیــب است و تاریــخ تحــویل چــگونه می بــاشـد.
بخش مدیریت نیز در خوشبینانه ترین حالت فقط شماره فاکتور صادر شده را در سیستم خود ثبت میکند و روی همان برگه چاپی حسابداری تایید دستی خود را اعلام میکند.
حالا دوباره یک نگاه به مسیر بالا بیاندازیم:
- بخش فروش یک برگه فاکتور صادر کرد.(پیش فاکتور)
- بخش حسابداری یک فاکتور دیگر صادر کرد.(فاکتور اصلی)
- بخش انبارگردانی طی نام های موجودی ها را اعلام کرد.
- مدیریت فاکتور اصلی را تایید نمود.
چه چیزی در این پروسه نظر شما را جلب میکند؟
درست است یک سری مراحل در این سیستم مجدد تکرار می شود، وقت بیشتری صرف خواهد شد اما از طرفی تمامی بخش ها به صورت مستقل دارای اطلاعات کامل هستند.
حالا فرض کنید اگر نام های این وسط گم شود یا دیر به بخش مربوطه ارسال شود، تکلیف مشتری و زمان تحویل کالا چه خواهد شد؟
معایب سیستم های جزیرهای:
- عدم ارتباط قوی و سریع بین اعضای سیستم
- عدم توانایی ارتقا در صورت گسترش سازمان (ایجاد شعب دیگر)
- عدم وجود قانون و اصول یکپارچه در کل سازمان
- انباشت اطلاعات
- وابستگی به نیروی انسانی
- وجود خطای انسانی در انجام پروژه ها
بار دیگر به این سوال برمی گردیم سیستم های جزیره ای چه سیستم هایی هستند؟
سیستم های جزیره ای سیستم های مستقل و مجزا در یک سازمان که توانایی انجام کلیه امور درون سازمان را دارند، اما این سیستم ها برای ارتباط و انجام امور درون سازمانی وابسته به نیروی انسانی هستند.
امید که مقاله بالا توانسته باشد شما را با سیستم های جزیره ای و نحوه عملکرد آنها آشنا کرده باشد.
نظری ثبت نشده است.