تاريخچه گانت چارت

کارول آدامامیکی اولین نمودار گانت را در سال 1896 ابداع کرد. او آن را هارمونیوگرام نامید، اما وی مقالات خود را در این زمینه به لهستانی و روسی منتشر کرد؛ بنابراین جهان انگلیسی زبان چیزهای زیادی در مورد آن نمی‌دانست حدود 15 سال بعد هنری گانت، مهندس مکانیک آمریکایی، ایده مشابهی داشت. او گانت چارت را به شکل امروزی و مدرن خلق می‌کند. به همین دلیل این نمودار “گانت” نامیده شد و بسیاری به اشتباه فکر می‌کنند او کسی است که نمودار گانت را ابداع کرد.

گانت چارت چيست ؟

گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت ابزاری برای مدیریت پروژه است و به ساده ‌سازی پروژه‌های پیچیده کمک می‌کند. در واقع نمایه‌ای تصویری از کارهایی است که در طول پروژه، برنامه‌ریزی شده‌اند و بطور معمول برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در نمودار گانت هر کدام از فعالیت‌ها به نمودارهای میله‌ای افقی تبدیل شده‌ است و شما با نگاهی کوتاه می‌توانید اطلاعات بسیاری از جمله: فعالیت‌ها، بسته‌های کاری، تاریخ‌های شروع و پایان آن‌ها، روابط و وابستگی‌ها، طول مدت زمان لازم برای اجرا و وضعیت پروژه در زمان فعلی را بدست آورید . 

نمودار گانت به‌منظور تحقق اهداف زیر استفاده می‌شود:

1 - نمایش برنامه زمان‌بندی اولیه پروژه

چه کسی می‌خواهد چه کاری را انجام دهد، چه زمانی و چه مدت طول خواهد کشید .

2- تخصیص منابع

با کمک این ابزار این اطمینان حاصل می‌شود که چه فعالیتی به در چه زمانی به چه منابعی نیاز دارد و همه می‌دانند چه کسی مسئول چه چیزی است .

3 - نظارت و گزارش پیشرفت پروژه

گانت چارت به شما کمک می‌کند تا مطابق با برنامه پیش بروید و عقب نمانید .

4 - برنامه را کنترل و ارتباط برقرار کنید

تصویری شفاف به ذی‌نفعان ارائه می‌دهد و آن‌ها می‌توانند بصورت بصری هر مرحله از پروژه را ببینند و درک بهتری از مراحل انجام و رویدادهای کلیدی داشته باشند .

5 -نمایش رویدادهای کلیدی

رویدادهای کلیدی با استفاده از علائم مشخص نشان داده می‌دهد.

6 -شناسایی مشکلات و گزارش آن‌ها

از آنجا که همه چیز به صورت بصری به تصویر کشیده شده است، می‌توانید بلافاصله متوجه شوید که چه فعالیتی باید در یک تاریخ مشخص انجام می‌شده است اما دچار تاخیر شده است، با استفاده از این امکان شما می‌توانید بسرعت اقدامات اصلاحی خود را برنامه‌ریزی کنید.

گانت چارت به مدیران چه کمکی می‌کند؟

گانت چارت‌ها باعث می‌شوند تا مدیران به بار کاری تیم خود در زمان‌های مختلف دسترسی داشته باشند و برنامه‌ریزی دقیق‌تری را برای آنها انجام دهند.

در واقع مدیر پروژه می‌تواند در هر مقطع زمانی اشخاص مسئول در رابطه با فعالیت‌ها را شناسایی کند و میزان درگیری‌شان با پروژه را بسنجد.

او می‌تواند بررسی کند که آیا بیش از حد به یک شخص مسئولیت تخصیص شده است و یا می‌تواند به فعالیت خود بدون مشکلی ادامه دهد.

بعلاوه مدیران می‌توانند با کمک گانت چارت در مورد انجام کارها به صورت موازی و یا متوالی تصمیم‌گیری کنند. در صورت ترکیب نمودار گانت با منابع پروژه و هزینه، مدیر پروژه می‌تواند تأثیر آن را در تاریخ پایان مشاهده کند. در واقع می‌تواند با انجام روش‌های تسطیح منابع به اهداف مورد نظر خود دست یابد.

در بسیاری از نرم‌افزارهای ترسیم گانت چارت امکان مشخص کردن مسیر بحرانی (CPM) وجود دارد. این ویژگی به یک مدیر پروژه کمک می‌کند تا روی فعالیت‌های بحرانی پروژه تمرکز کند.

در طول پروژه نیز شما می‌توانید با مشخص کردن برنامه زمانبندی مبنا و بروزرسانی چارت خود در بازه‌های زمانی مشخص، پروژه خود را پیگیری کنید و از انجام صحیح کارها و یا میزان تاخیر هر فعالیت اطلاع حاصل کنید.

روش مسیر بحرانی(CPM ) چیست ؟

اگر شما درزمینه مدیریت پروژه کار کرده باشید، مطمئنا عبارت "روش مسیر بحرانی" یا CPM را شنیده اید. اگر به تازگی با این مفهوم آشنا شده اید، بهتر است ابتدا مسیر بحرانی بشناسید و سپس روش مسیر بحرانی را فراگیرید. مسیر بحرانی ، فعالیت های متوالی از شروع تا پایان یک پروژه است. اگر چه بسیاری از پروژه ها فقط یک مسیر بحرانی دارند، بعضی از پروژه ها ممکن است بیش از یک مسیر بحرانی داشته باشند. تاخیر در هر یک از فعالیت های موجود در مسیر بحرانی، باعث تأخیر در تحویل پروژه خواهد شد. دراغلب موارد، اگر چنین تاخیری رخ داده شود، سرعت انجام پروژه باید افزایش یابد تا پروژه در موعد مقرر تمام شود.

روش مسیر بحرانی بر اساس محاسبات ریاضی است و برای برنامه ریزی فعالیت های پروژه استفاده می شود. در ابتدا روش مسیر بحرانی برای مدیریت پروژه نگهداری گیاه مورد استفاده قرار می گرفت. اگرچه این روش بیشتر برای کارهای ساختمانی طراحی شده است، اما می تواند برای هر پروژه ای که در آن فعالیت های وابسته به یکدیگر وجود دارد، استفاده شود. در روش مسیر بحرانی، فعالیت های بحرانی یک پروژه شناسایی می شود. اینها فعالیت هایی است که تأثیر مستقیم بر تاریخ اتمام پروژه دارند.

مقایسه گانت چارت‌ و شبکه‌های CPM

هرکدام از این دو نمودار و شبکه مزایا و معایبی دارند که به بررسی آنها می‌پردازیم:

مزیت‌های گانت چارت

عمده‌ترین مزیت گانت چارت‌ها در مقایسه با روش مسیر بحرانی (CPM) نمایش فعالیت‌های پروژه با مقیاس زمان است. در واقع طول نمودارهای میله‌ای که برای هر فعالیت ترسیم می‌شود طول مدت زمان مورد نیاز برای انجام آن را نمایش می‌دهد. بنابراین مدت زمان فعالیت‌ها و پروژه به راحتی قابل برداشت خواهد بود. از طرفی دیگر نمودارهای میله‌ای از متداول‌ترین ابزارهای نمایشی می‌باشند و برای افراد بسیاری به سادگی قابل درک هستند. تخصیص و تسطیح منابع (از ابزارهای مدیریت منابع) نیز کاربرد دیگری است که می‌توان از گانت چارت‌ها انتظار داشت.

معایب گانت چارت

ویژگی‌های یاد شده، امکاناتی است که در شبکه‌های CPM وجود ندارد اما در مقابل وابستگی‌های پیش‌نیازی و ارتباطات بین فعالیت‌ها در روش مسیر بحرانی در مقایسه با گانت چارت‌ها با وضوح بیشتری به مخاطب انتقال داده می‌شود. البته هنگامی‌که نمودارهای گانت با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ترسیم می‌شوند امکان نمایش وابستگی‌ها (معمولا بصورت فلش‌های جهت‌دار) وجود دارد. اما تعدد فعالیت‌ها و وابستگی‌های آن‌ها، نمودار را بسیار پیچیده می‌کند و وضوح کافی را ارائه نمی‌دهند.

نمودار گانت نوعی نمودار میله‌ای است که برنامه زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد. گانت چارت وسیله‌ای مفید برای برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه‌ها می‌باشد.

در دوره‌ای که مدیریت علمی شکل گرفته بود، هنری گانت ابزاری برای نمایش میزان پیشرفت یک پروژه در قالب یک جدول ویژه را به وجود آورد. کاربرد اولیه این جدولها پیگیری میزان پیشرفت پروژه‌های ساخت کشتی بود. اکنون برنامه‌ریزی گانت به صورت نمودارهای افقی میله‌ای در مدیریت پروژه‌ها بسیار پرکاربرد شده‌است و این نمودارها به گانت چارت معروف هستند .

فازهای مختلف با خط‌هایی مشخص می‌شوند که از نقطهٔ شروع تا نقطهٔ پایان هر فاز امتداد داردند. فازها می‌توانند هم‌زمان ولی با طول زمان متفاوت باشند.

هنری گانت و فردریک تایلور در اوایل قرن حاضر، نمودارهای کار - زمان را برای برنامه ریزی فعالیت های پروژه ها ابداع نموده و به کار گرفتند.این نمودارها پایه و اساس نمودارهای میله ایی هستند که هم اکنون نیز در برنامه ریزی پروژه ها متداول بوده و در کشور ما یکی از شیوه های رایج برنامه ریزی پروژه می باشد. از نارسایی های این نمودارها، عدم قابلیت آن ها در نشان دادن ارتباطات (وابستگی ها) بین فعالیت های پروژه است. با این حال در موارد بسیاری، از جمله در امر تخصیص و تسطیح منابع، نمودارهای میله ای دارای کاربردهای مفیدی می باشند. در ترسیم نمودارهای گانت (میله ای) رعایت چند قانون ساده الزامی بوده و باعث خواهد شد که به میزان قابل توجهی به کارآیی آن ها افزوده شود. با این وجود، در بسیاری از موارد دیده می شود که این قوانین، مورد اغماض قرار می گیرند. در صورت در دست داشتن یک شبکه CPM، تبدیل آن به یک نمودار میله ای با توجه به دستورالعمل هایی که بیان می شود، باعث خواهد شد که شبکه حاصل، هم از مزایای نمودارهای میله ای (در نشان دادن زمان های فعالیت ها) و هم از مزایای شبکه های CPM (در نشان دادن وابستگی های بین فعالیت ها) برخوردار باشد.

نمودار گانت ابزار موثری برای افرادی است که نقش های زیر را دارند:

• مدیران پروژه

• راهنمایی تیم

• مدیران عمومی

• مدیران عملیات

• مدیران منابع انسانی

• مدیران برنامه ریزی

• مدیران کار

• مدیران بازاریابی

• طراحان

• مدیران اجرایی و مدیران اجرایی

• هر کس دیگری که نیاز به یک نمایش فوری از یک جدول زمانی پروژه دارد.