ERP چیست؟

ERP  یا سامانه برنامه ریزی مدیریت منابع سازمانی مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است و به مجموعه‌ای از نرم‌افزارها اطلاق می‌شود که برای یکپارچه‌سازی و مدیریت فرآیندهای مختلف تجاری در یک سازمان طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها به‌طور کلی از ماژول‌هایی تشکیل شده‌اند که هر یک از آن‌ها مسئول بخش خاصی از فعالیت‌های سازمان هستند. این ماژول‌ها معمولاً شامل موارد زیر می‌باشند:

• مالی و حسابداری :این ماژول شامل مدیریت اسناد و برگه‏های حسابداری، صورت‌های مالی، دفاتر حسابداری، حسابداری نقد و بانک، دریافت و پرداخت است.
• مدیریت موجودی و انبار: این زیرسیستم کمک می‌کند که موجودی‌ها به‌طور بهینه نگهداری و مدیریت شوند. همچنین زیرسیستم اموال و دارایی‏های ثابت نیز بخشی از ERP می‏باشد.
• حسابداری فروش: ثبت اطلاعات فروش از جمله پیشفاکتورها و فاکتورها در زیرسیستم حسابداری فروش باعث می‏شود که هم در زیرسیستم‏های دیگر نظیر CRM این اطلاعات منعکس شوند هم گزارش‏های تحلیلی عمق بیشتری پیدا کنند.
• زنجیره تامین: از درخواست کالا تا سفارش خرید، مناقصات و استعلامات، همه و همه جزو امکانات این زیرسیستم هستند.
• منابع انسانی: شامل مدیریت حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد کارکنان، استخدام و آموزش منابع انسانی می‌شود.
• مدیریت تولید و عملیات: این زیرسیستم به نظارت و مدیریت فرآیندهای تولید، برنامه‌ریزی تولید، موجودی و مدیریت زنجیره تأمین می‌پردازد.
• مدیریت ارتباط با مشتری: (CRM)  این ماژول اطلاعات مربوط به مشتریان را جمع‌آوری کرده و به تحلیل رفتار آن‌ها و بهبود ارتباطات کمک می‌کند.
• توزیع و خدمات پس از فروش:  برای پیگیری سفارشات مشتریان، فاکتورها، و مدیریت توزیع طراحی شده است.

در واقع ERP با ایجاد یک پایگاه داده مشترک، اطلاعات را از این بخش‌ها جمع‌آوری و در اختیار کاربران مختلف قرار می‌دهد. همچنین ERP با اتصال تمامی بخش‌ها و داده‌ها در یک سیستم یکپارچه، کمک می‌کند که سازمان‌ها بتوانند به صورت مؤثرتری عمل کنند. این مهمترین ویژگی یک ERP است؛ دیتابیس یکپارچه!

نقش ERP در موفقیت کسب و کار با بهبود کارایی :

سیستم‌های ERP به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای تجاری خود را بهینه‌سازی کنند. به طور مثال:

• نقش ERP  در کاهش دوباره‌کاری: با استفاده از ERP، داده‌ها و اطلاعات به صورت متمرکز در یک پایگاه داده ذخیره می‌شوند، که باعث کاهش دوباره‌کاری و اشتباهات می‌شود. به عنوان مثال اطلاعات فروش نیاز نیست یک بار در نرم افزار CRM ثبت شود و یک بار در نرم افزار حسابداری.
• نقش ERP  در افزایش سرعت تصمیم‌گیری: با دسترسی سریع و آسان به اطلاعات به‌روز، مدیران قادر خواهند بود تصمیمات استراتژیک بهتری اتخاذ کنند. این امکان مهمترین نقش سامانه‏های ERP در موفقیت کسب و کارهاست. مدیران همواره به دنبال یک سیستم هستند که گزارشات آنلاین از همه سطوح سازمان به ایشان بدهد تا بتوانند در موارد بحرانی سریعتر تصمیم‏گیری کنند.
• نقش ERP  در بهبود هماهنگی بین دپارتمان‏ها: سیستم ERP باعث تسهیل در ارتباطات و همکاری میان بخش‌های مختلف سازمان می‌شود که این امر منجر به بهبود کارایی کلی می‌شود. با داشتن یک سامانه ERP دیگر نیازی به یکپارچه سازی نرم افزارهای قدیمی و جزیره‏ای و صرف زمان و هزینه فراوان نیستیم. ERPها ذاتاً یکپارچه ‏اند!

نقش ERP در موفقیت کسب و کار با کاهش هزینه‌ها :

یکی از مزایای اصلی ERP، کمک به کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها است. این سیستم‌ها با مدیریت بهینه منابع، کاهش اتلاف‌ها، افزایش بهره‌وری و جلوگیری از اشتباهات مالی، به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند. به عنوان مثال:

• نقش ERP  در مدیریت موجودی کالا:ERP   می‌تواند فرآیندهای موجودی را به‌طور خودکار تنظیم کند و از انباشت یا کمبود کالا جلوگیری نماید.
• نقش ERP  در مدیریت مالی و حسابداری: از طریق یکپارچگی اطلاعات مالی، ERP  به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های غیرضروری را شناسایی کرده و آن‌ها را کاهش دهند.
• نقش ERP  در مدیریت گردش وجوه نقد: نرم افزار‏های ERP می‏توانند با استفاده از گزراشهای مالی، جریان گردش نقدینگی را در سازمان مدیریت کنند.

نقش ERP در موفقیت کسب و کار با بهبود تجربه مشتری :

با استفاده از سیستم ERP، کسب‌وکارها می‌توانند خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهند. این سیستم‌ها با یکپارچه‌سازی اطلاعات مربوط به مشتریان، سفارشات، موجودی و تولید، کمک می‌کنند تا پاسخ‌گویی به مشتریان سریع‌تر و دقیق‌تر باشد. علاوه بر این در بخش‏های زیر نیز بهبودهایی در بخش‏های زیر نیز به وجود خواهد آمد:

• نقش ERP  در مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) : بسیاری از سیستم‌های ERP شامل ابزارهایی برای مدیریت ارتباط با مشتریان هستند که این امر موجب بهبود تجربه مشتری و افزایش وفاداری آن‌ها می‌شود. به صورت کلی زیرسیستم CRM یکی از مهمترین زیرسیستم‏های سامانه ERP است و ارتباط بهینه با مشتری موجب رشد فروش و افزایش بهره وری در سازمان می‏گردد.
• نقش ERP  در بهبود زمان تحویل کالا: با پیش‌بینی دقیق‌تر نیازهای موجودی و برنامه‌ریزی مناسب در سیستم ERP، زمان تحویل کالا به مشتریان کاهش می‌یابد و همین موضوع می‏تواند به بهبود جایگاه برند و موفقیت کسب و کار کمک شایانی کند.

 

نقش ERP در موفقیت کسب و کار با افزایش رقابت‌پذیری :

سیستم ERP به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در بازارهای رقابتی بهتر عمل کنند. با استفاده از ERP، کسب‌وکارها می‌توانند اطلاعات را به‌صورت متمرکز و در زمان واقعی مشاهده کنند و به این ترتیب، قادر به شناسایی سریع فرصت‌ها و تهدیدهای بازار خواهند بود. این امر می‌تواند به تصمیم‌گیری‌های سریع‌تر و استراتژیک‌تر کمک کند و در نهایت منجر به افزایش رقابت‌پذیری شود.