تفاوت سیستمهای ERP و جزیره ای
با شروع قرن بیستم بشر و جامعه انسانی با گام هایی سریع تر به سوی مدرنیته قدم برمی داشت.
در اواخر قرن بیستم سازوکار کسب و کارها در دنیای تجارت هم دگرگون شد و دیگر با معیارهای سنتی قرن های پیشین فاصله خیلی زیادی داشت.
در اواخر قرن بیستم مفاهیمی مانند مشتری، تغییر و خدمات هم به دنیای تجارت راه پیدا کرده بود. مشتری دیگر یک خریدار صرف نبود که فقط معامله کردن با آن مطرح باشد.
با روند رو به رشد تولید و راهکارهای تازه، جابه جایی افراد و کالاها، تنوع اجناس و خدمات نیز افزایش یافته بود، پس روش جذب مشتری نیز در حال تغییر بود.
• مشتری به دلیل اینکه گزینه های مختلف برای انتخاب پیشرو داشت، به دنبال بهترین ها و متنوع ترین ها قدم برمی داشت.
• تغییر مفهومی بود که اگر تجارتی آنرا نادیده می گرفت قطعا با ورشکستگی و نابودی همراه می شد چرا که جهان در حال تغییر بود.
• خدمات نیز به دایره لغات کسب و کارها وارد شد، خدمات اصولی و درست در اصل کلید موفقیت کسب و کارها برای تبدیل مشتری معمولی به مشتری دائمی بود.
تولیدکنندگان و کسب و کارها برای اینکه در این فضای رقابتی جایگاهی برای خود ایجاد کنند باید یک سری کارها را انجام می دادند:
1. داشتن برنامه جامع و صحیح با راندمان بالا
2. ثبات قیمت کالاها
3. سازمان دهی موجودی انبارها
4. بررسی دقیق ورودی و خروجی سازمان (دخل و خرج و میزان نقدینگی)
با توجه به پیشگفتار بالا متوجه می شویم که ذره ذره جایگاه اطلاعات و پردازش آن ها چقدر در دنیای تجارت و سازمان ها مهم و حیاتی شد و سازمان ها ناگزیر به بکارگیری سیستم های اطلاعاتی روی آوردند.
اما سیستم های اطلاعاتی خود دارای مشکلاتی بودند که گاهی سازمان ها را دچار سردرگمی و درگیر مشکلات دیگری می کردند، در ادامه تلاش داریم که بهترین نوع این سیستم ها را با بررسی دقیق نمونه های موجود برای سازمان مورد نظرمان به دست آوریم.
انواع سیستم های اطلاعاتی:
1. سیستم های کوچک تک منظوره:
ساده ترین نوع سیستم های اطلاعاتی است. این سیستم ها معمولا فقط شامل موارد حسابداری می شوند، که ورودی و خروجی نقدینگی و سرمایه را کنترل می کنند و در برخی موارد پیشرفته تر اطلاعات کالاها را نیز جمع آوری و پردازش می کنند.
2. سیستم های جزیره ای:
مجموعه ای از سیستم های تک منظوره سیستم های جزیره ای را تشکیل می دهند. این سیستم ها شامل مواردی مانند امور مالی، امور اداری، انبارداری و ...می شوند که به صورت جداگانه و مستقل از هم کار می کنند.
3. سیستم های ERP :
Enterprise Resource Planning که به اختصار ERP نامیده می شود، عبارت است از مجموعه کاملی از فعالیت ها و داده های درون یک سازمان مانند امور مالی، امور اداری، تولید، انبارداری و... که به صورت یکپارچه و در هماهنگی کامل با هم در حال انجام امور روزمره سازمان می باشند.
4. سیستم های MIS :
Management Information Systems که به اختصار MIS نامیده می شود، این سیستم مسئولیت مدیریت داده ها و تجزیه و تحلیل دیگر سیستم ها را به عهده دارد. در واقع هدف در این سیستم ها برنامه ریزی منابع سازمانی و تحلیل آن ها می باشد تا به یک سیستم یکپارچه دست پیدا کنیم.
حالا بیایید یک نگاه کلی به سه سیستم اول بیاندازیم و مقایسه کلی با هم داشته باشیم.
• محدودیت عملکرد:
در سیستم های تک منظوره همان طور که قبلا اشاره کردیم، سیستم معمولا یک سری فعالیت های ساده و به عبارتی تک منظوره را انجام می دهد این مدل سیستم ها برای کسب و کارهای کوچک و محدود شاید دارای کارایی باشد، اما در سازمان های بزرگ نه تنها ناکارآمد و ناتوان است بلکه باعث بروز مشکلات نیز خواهد شد.
بزرگترین چالش این سیستم ها این است که معمولا در برگیرنده یک و یا دو بخش مثلا امور مالی و انبارگردانی است و دیگر بخش ها اصلا برای این سیستم ها تعریف نشده اند.
از طرفی اگر کسب و کاری، نیت داشته باشد در آینده به سازمانی بزرگتر تبدیل شود قطعا با این سیستم محدود به مشکل خواهید رسید.
سیستم های تک منظوره زیادی در بازار موجود است که به صورت پک های آماده قابل خریداری هستند،که بعضی از آن ها توسط شرکت های کوچک و محدود با هزینه اندک ارایه می گردند.
این سیستم ها علاوه بر محدودیت عملکرد حتی در حوزه مورد ادعا در بروزرسانی خود نیز مشکل دارند و معمولا باید پک جدید خریداری شود که با نیازهای روز مطابقت داشته باشد.
ایرادات سیستم های تک منظوره به اختصار:
1. محدودیت انجام فعالیت ها
2. عدم مطابقت با پروسه گسترش سازمان
3. عدم پوشش کلیه داده ها و اطلاعات داخل سازمان (به علت فوکوس روی یک بخش)
4. عدم بروزرسانی در پک های آماده این سیستم
همان طور که مشاهده کردید سیستم های تک منظوره برای سازمان های بزرگ و پیچیده کارایی مناسبی ندارند، پس از چرخه بررسی سیستم های سازمان های بزرگ خارج می شوند.
در ادامه دو سیستم را بررسی می کنیم سیستم های جزیره ای و سیستمهای ERP.
• استقلال کامل بخش ها و وابستگی به انسان:
در سیستم های جزیره ای، هر سیستم به صورت مستقل از دیگر بخش های سازمان فعالیت های مربوط به خود را انجام می دهد و معمولا ارتباط بین بخش های مختلف سیستم از طریق انسان می باشد.
در این سیستم ها مشکل اصلی در ابتدا عدم ارتباط صحیح و عاری از خطای انسانی بین بخش های مختلف سازمان است.
در مقابل در سیستم های ERP چون طراحی به صورت یکپارچه و با هماهنگی کامل کلیه بخش ها صورت می گیرد.
دیگر خبری از خطای انسانی، انباشت اطلاعات و نبود نظارت کافی بر فعالیت های سیستم نخواهد بود.
• بروکراسی پیچیده:
نظام بروکراسی (کاغذ بازی) سازمانی که از سیستم های جزیره ای استفاده می کند، به شدت پیچیده تر خواهد شد که خب علاوه بر اضافه کردن مشکلات دیگر، هزینه کاغذ و سرویس دستگاه های چاپ نیز برای سازمان تحمیل خواهد شد.
به عنوان مثال بخش فروش وقتی پیش فاکتور را صادر می کند، آن را پرینت گرفته و برای حسابداری ارسال می کند و بخش حسابداری تمام مراحل بخش فروش را برای ثبت اطلاعات انجام می دهد و پس از بررسی مجدد فاکتور اصلی را پرینت می گیرد.
حال آنکه در یک سیستم ERP کاربر با چند کلیک و بدون جابه جایی به برگه مربوط به بخش های غیرمرتبط خود دسترسی دارد و از سیستم نامه نگاری پرتابلی سیستم ERP برخوردار است.
• نظارت مستمر بر عملکرد فعالیت ها:
در سیستم های ERP برخلاف سیستم های جزیره ای اجزا به صورت کامل با هم در ارتباط هستند و به راحتی به نحوه عملکرد هم دسترسی دارند و مدیریت مجموعه بدون کوچکترین مشکلی در کسری از دقیقه به گزارشات عملکرد بخش های گوناگون سازمان دسترسی خواهد داشت.
• وابستگی جغرافیایی و مکانی:
یک سیستم جزیره ای وابسته به جغرافیای خود است، به عبارت بهتر به راحتی نمی توان به وسیله یک سیستم جزیره ای سازمان خود را گسترش داد و شعب متعددی را با این سیستم راه اندازی کرد.
در طرف مقابل یک سیستم ERP توانایی داشتن شعبه در کشورهای مختلف را نیز داراست.
• قانون طراحی سیستم:
پیش تر هم اشاره کردیم به دلیل عدم وجود قانون ثابت در طراحی بخش های مختلف در سیـستم های جزیره ای تفــاوت میـان رفتار و جزئیـات در بخش های مختلف متفاوت می باشد، در نتیجه سازمان از یک نظام هماهنگ و کلی برخوردار نخواهد بود.
درصورتی که دریک ERP سیستم قانون طراحی درسراسر سیستم یکسان می باشدوکلیه بخش هاباپروتکل یکسانی فعالیت می کنند.
• پشتیبانی و بروزرسانی:
مبحث پشتیبانی در یک سیستم ERP کاملا تعریف شده است و چون از ابتدا سیستم با روند درستی طراحی و اجرا شده است امکان بروزرسانی و پشتیبانی بهتری از جانب شرکت طراح و برنامه نویس وجود دارد.
حال آنکه در سیستم جزیره ای معمولا سیستم ها براساس همان نیاز پیش آمده طراحی و به بدنه سازمان افزوده می گردند، در نتیجه احتمال اینکه شرایط آینده و نیازهای جدید در حین طراحی نادیده گرفته شوند بسیار زیاد است.پس نمی توان بر روی پشتیبانی و یا بروزرسانی درست این سیستم ها حسابی باز شود.
همان طور که در بالا مشاهده نمودید سیستم های تک منظوره و جزیره ای نسبت به سیستم ERP کارایی بسیار پایینی دارند و توانایی هماهنگ کردن خود با آینده دنیای تجارت و سازمان ها را یا اصلا ندارند و یا به شیوه ای کاملا سطحی برخوردارند و قطعا در ادامه روند رشد سازمان با مشکل جدی مواجه خواهند شد. نویسنده در این مقاله تمام تلاش خود را به کار بسته است تا با دیدی کلی و در نظر گرفتن تمام جوانب بتواند نگاهی وسیع به خواننده ارایه نماید تا خواننده محترم از این طریق به تصمیم درست و اطلاعات جامع دست پیدا کند.
امید که این مقاله توانسته باشد شما را در بررسی ابهامات یاری رساند. برای دریافت اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در امور فروش و پشتیبانی الگوریتم پویا در تماس باشید.
نظری ثبت نشده است.