یک سامانه ERP کامل شامل مدیریت عملکرد سازمانی نیز می شود که نرم افزاری است که به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی، و گزارش دهی در مورد نتایج مالی سازمان کمک می کند .

سامانه های ERP به مدیریت بهینه تمام این فرایندها در یک سامانه یکپارچه کمک می کنند و یک منبع اطلاعات یکسان در سراسر کسب و کار فراهم می کنند. سامانه های ERP همچنین می توانند از آخرین فناوری ها مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای ارائه خودکارسازی هوشمند، بهره وری بالاتر، و دید لحظه ای در سطح کسب و کار استفاده کنند .

سامانه های ERP را می توان در صنایع مختلف مانند تولید، خرده فروشی، بهداشت، آموزش، و غیره به کار گرفت. برخی از نمونه های سامانه های ERP عبارتند از SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, و NetSuite 

استفاده از ERP می تواند مزایای زیادی برای سازمان ها داشته باشد. برخی از این مزایا عبارتند از:

•  بهبود اثربخشی کسب و کار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش های مختلف، مشخص کردن بهترین روش های انجام هر کار، ایجاد گردش کار خودکار و یکپارچه، و تحلیل دقیق و سریع عملکرد 

 •  کاهش هزینه ها از طریق حذف دوباره کاری، بهینه سازی استفاده از منابع، کنترل بهتر بودجه و مالیات، و جلوگیری از خطاها و تأخیرات

 •  افزایش رضایت مشتری از طریق پاسخگویی سریع تر و دقیق تر به نیازها و درخواست های آنها، ارائه خدمات با کیفیت بالاتر، و تعامل مستقیم با سامانه ERP 

•  افزایش رقابت پذیری از طریق دسترسی به اطلاعات به روز و قابل استناد، پاسخگویی به تغییرات بازار و نیازهای مشتری، و بهره گیری از فناوری های پیشرفته 

 برای استفاده بهینه از ERP باید سامانه مناسب را براساس نوع صنعت، اندازه سازمان، نیازهای کاربران، و بودجه موجود انتخاب کنید. همچنین باید در نظر داشت که ERP چگونه با سامانه های دیگر سازمان یا شرکای تجاری ادغام می شود. در بعضی موارد ممکن است استفاده از ERP بر بستر ابر به جای ERP محلی مناسب تر باشد .

ERP برای چه کسب و کارهایی مناسب است:

سامانه ERP یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، یک نرم افزار کاربردی است که فرآیندهای مختلف سازمان را یکپارچه و خودکار میکند و به شما در تصمیم گیری هوشمندانه و افزایش رقابت پذیری کسب وکارتان کمک میکند ،  برای انتخاب نوع مناسب سامانه ERP برای کسب و کارتان، باید ابتدا هدفها، نیازها و بودجه خود را مشخص کنید. سپس باید نرم افزار ERP را بر اساس ویژگی های خاص، قابلیت انعطاف پذیری، پشتیبانی و آموزش ارزیابی کنید ، همچنین باید توجه داشته باشید که سامانه ERP شامل ماژول های مختلفی است که بسته به نوع فعالیت و صنعت شما، ممکن است مورد نیاز یا غیرضروری باشند.

 برخی از ماژول هایی که در سامانه برنامه ریزی منابع سازمانی وجود دارد:

سامانه ERP شامل ماژولهای مختلفی است که هر یک از آنها برای مدیریت یک بخش از فعالیت های سازمان طراحی شده اند. ماژول های سامانه ERP میتوانند بسته به نوع صنعت، اندازه و نیازهای کسب و کار متفاوت باشند، اما برخی از ماژول های رایج عبارتند از:

 •  مالی و حسابداری: این ماژول برای مدیریت حساب های مالی، گزارشات مالی، حسابداری هزینه، حسابداری پروژه، حسابداری سود و زیان و دیگر عملیات مالی استفاده میشود.

 •  تدارکات و خرید: این ماژول برای مدیریت فرآیندهای خرید، تامین کنندگان، قراردادها، سفارشات، درخواستهای خرید و دیگر عملیات مربوط به تامین منابع استفاده میشود.

 •  تولید: این ماژول برای مدیریت فرآیندهای تولید، برنامه ریزی تولید، کنترل کیفیت، تعمیر و نگهداری، زمانبندی و دستور کار استفاده میشود.  

•  مدیریت موجودی: این ماژول برای مدیریت سطح و جابجایی موجودی کالا، انبارداری، پخش و دسته بندی استفاده میشود.

 •  مدیریت زنجیره تأمین: این ماژول برای مدیریت جریان منابع از تامین کننده تا مشتری، پاسخگویی به تقاضای بازار و پاسخ سریع به تغییرات استفاده میشود.

 •  مدیریت روابط با مشتری (CRM): این ماژول مجموعه کاملی از فرایندها و تکنولوژی ها برای مدیریت ارتباط با مشتریان فعلی و بالقوه و دست اندرکاران کسب و کار در بازاریابی ، فروش و خدمات ، صرف نظر از نوع ، مسیرهای ارتباطی با مشتریان راهبردی تجاری برای انتخاب و مدیریت مشتریان برای بهینه کردن و بالا بردن ارزش شرکت و همچنین فروش درازمدت است.

در کسب و کارها میتوان از چند سامانه ERPاستفاده کرد؟

بله، میتوانید برای کسب و کار خود از چندین نوع سامانه ERP استفاده کنید، اما باید در نظر داشته باشید که این کار ممکن است مزایا و معایبی داشته باشد.

برخی از مزایای استفاده از چندین نوع سامانه ERP عبارتند از:

•  انطباق بیشتر با نیازهای خاص کسب و کار:

هر سامانه ERP ممکن است برای یک بخش خاص از فعالیت های کسب و کار مناسب تر باشد و قابلیتهای بیشتری را ارائه دهد. به عنوان مثال، یک سامانه ERP ممکن است برای مدیریت تولید قویتر باشد و یک سامانه ERP دیگر برای مدیریت روابط با مشتری بهتر عمل کند. در این صورت، استفاده از هر دو سامانه ERP میتواند به بهبود عملکرد کسب و کار کمک کند.  

•  افزایش رقابت پذیری:

استفاده از چندین نوع سامانه ERP ممکن است به کسب و کار این امکان را بدهد که از جدیدترین و پیشرفته ترین تکنولوژی ها و راهکارهای ERP بهره ببرد و در نتیجه نسبت به رقبا برتری یابد.

 برخی از معایب استفاده از چندین نوع سامانه ERP عبارتند از 

 •  پیچیدگی و هزینه بالا:

استفاده از چندین نوع سامانه ERP ممکن است منجر به پیچیدگی و هزینه بالا در پیاده سازی، آموزش، پشتیبانی، بروزرسانی و نگهداری شود. همچنین ممکن است باعث تضاد و تعارض در فرآیندها، داده ها و گزارشات شود.

 •  کاهش یکپارچگی و دسترس پذیری:

استفاده از چندین نوع سامانه ERP ممکن است باعث شود که داده ها و اطلاعات در سامانه های جداگانه ذخیره شوند و در نتیجه دسترس پذیری و یکپارچگی آنها کاسته شود. این مسئله ممکن است به کارآمدی و تصمیم گیری در سطح سازمان آسیب بزند.  برای حل چالش های استفاده از چندین نوع سامانه ERP، لازم است کسب و کار روش های مناسب را برای ادغام و اتصال سامانه های ERP با یکدیگر پیدا کند. برخی از روشهای ممکن عبارتند از

 •  استفاده از رابطه ای برنامه نویسی کاربردی (API):

APIها روشهایی هستند که امکان ارتباط و تبادل دادهها و اطلاعات بین سامانه های ERP را فراهم میکنند. APIها میتوانند به صورت استاندارد یا سفارشی باشند و بسته به نوع و نیاز سامانه های ERP متفاوت هستند.

 •  استفاده از سامانه های میانجی (Middleware):

سامانه های میانجی نرم افزارهایی هستند که به عنوان لایه ای بین سامانه های ERP قرار میگیرند و به هماهنگی و تبادل داده ها و اطلاعات بین آنها کمک میکنند. سامانه های میانجی میتوانند به صورت خودکار یا نیمه خودکار عمل کنند و بسته به نوع و نیاز سامانه های ERP متفاوت هستند.

 •  استفاده از روش های دستی:

روش های دستی شامل استفاده از فایل های اکسل، فرم های کاغذی، تلفن، ایمیل و دیگر روش های غیرخودکار برای جمع آوری و ارسال داده ها و اطلاعات بین سامانه های ERP هستند. روش های دستی معمولاً زمانبر، خطاپذیر و ناکارآمد هستند و توصیه نمی شوند.